Geautomatiseerde AI mail agent uitleg

Hallo allemaal!

Ik ben Sieb, en vandaag wil ik jullie vertrouwd maken met een boeiend onderwerp: AI Customer Service Automation. De wereld van klantenservice verandert snel en met de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) kunnen bedrijven nu op een geheel nieuwe manier communiceren met hun klanten. We hebben het over verschillende soorten AI-tools, zoals AI Mail Agents, WhatsApp AI Agents, chatbots op websites en zelfs telefonisten die volledig door AI worden aangedreven. In deze blog richt ik me op de AI Mail Agent, en hoe deze werkt binnen N8N, een geweldige tool voor automatisering.

Hoe gaat het allemaal in zijn werk?

Het proces start met het ontvangen van e-mails via een Outlook Trigger. Dit is een slimme stap die ons in staat stelt om de mailbox op regelmatige basis te controleren. Het ideale is dat deze trigger elke vijf minuten een nieuwe e-mail ophaalt. Handig, toch? Zodra de mail binnen is, wordt deze omgezet naar begrijpelijke tekst. Op dit punt hebben we al een stukje magie in werking gezet.

Vervolgens past de workflow een filter toe. Dit zorgt ervoor dat we alleen de relevante e-mails doorsturen. Denk hierbij aan het uitsluiten van mails van bedrijven of andere afzenders die we liever niet willen beantwoorden. De juiste e-mails worden dan geordend. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar dit is een cruciale stap. De tekst wordt opgedeeld in verschillende secties, zodat de AI Agent alle relevante informatie kan begrijpen en gebruiken.

De AI Agent en zijn subtools

Nu komt het ingewikkelde gedeelte. De AI Agent is verbonden met vijf subtools, die allemaal hun eigen unieke functie hebben. Eén daarvan is het geheugen, dat helpt om eerdere interacties en context te bewaren. En dan hebben we natuurlijk het OpenAI Chatmodel. Dit is het brein dat de informatie verwerkt en de e-mail uiteindelijk samenstelt.

Daarnaast hebben we de OrderData, een Subworkflow die alle bestemmingsinformatie bijhoudt. Stel je voor dat je een webshop hebt; de OrderData kijkt op WooCommerce om te zien waar de bestelling is, de status van de verzending, en zelfs de trackingcode. En dat is nog niet alles! We hebben ook de Product Informatie tool. Deze tweede subagent verzamelt alle productinformatie die beschikbaar is, van specificaties tot gebruiksaanwijzingen.

Laten we ook niet vergeten dat onze AI Agent beschikt over Outlook Memory. Dit houdt in dat als een klant ons eerder een e-mail heeft gestuurd, we deze informatie kunnen gebruiken om de context te verbeteren en een meer aangepaste reactie te bieden. Het doel van deze verzameling tools is om zo efficiënt en volledig mogelijk te antwoorden.

Het genereren van een antwoord

Eenmaal verzameld, gaat de informatie naar een tweede AI Agent. Deze Agent filtert de binnenkomende informatie en stelt het antwoord zo goed mogelijk op. Dit is ook de fase waarin we via een HTTP-request een draft in elkaar zetten. We maken gebruik van de Microsoft Graph API hiervoor. Waarom is dit belangrijk? Omdat we zo een conceptversie van de e-mail genereren die we kunnen aanpassen en verzenden. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker altijd de vrijheid heeft om de details te controleren voordat de e-mail daadwerkelijk wordt verzonden.

Na een paar minuten gaat de workflow in werking: de AI Agents hebben hun werk gedaan en er is een concept-e-mail opgesteld. Je kunt deze e-mail eenvoudig aanpassen via Outlook en daarna verzenden. Dit proces is niet alleen tijdsbesparend, maar ook kostenbesparend voor bedrijven. Het laat zien hoe krachtig automatisering met AI kan zijn.

Flexibiliteit en aanpassing

Bovenaan deze blog zie je een afbeelding die dit volledige proces in een overzichtelijke flowchart samenvat. Het maakt het eenvoudiger om te begrijpen hoe al deze componenten samenwerken. Dit is een flexibele workflow die we bij Custos voortdurend kunnen aanpassen aan de specifieke wensen van onze klanten. Heb je interesse in hoe wij deze technologie voor jouw bedrijf kunnen toepassen? Neem dan zeker contact met ons op!

De toekomst van klantenservice

Al met al, AI Customer Service Automation via een AI Mail Agent is een gamechanger. Het helpt bedrijven niet alleen om hun klanten beter te bedienen, maar ook om hun team te ontlasten van repetitieve taken. We leven in een tijd waarin technologie en klantenservice hand in hand gaan, en met de juiste tools kan jouw bedrijf vooroplopen in de markt.

Neem contact met ons op!

Wil je de voordelen van deze slimme oplossingen van Custos ervaren? We staan klaar om samen met jou de volgende stappen te zetten. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen!