Hoe maak ik een AI mail agent?

Automatisch e-mails beantwoorden met AI via n8n, met goedkeuring via Telegram

Klantenservice is belangrijk, maar het kost vaak veel tijd. Met n8n en AI kun je veelvoorkomende klantvragen automatisch laten afhandelen, terwijl je de controle behoudt over wat er wordt verzonden. In deze blog leggen we uit hoe je een slimme AI Mail Agent bouwt die e-mails automatisch verwerkt, antwoorden genereert en deze optioneel laat goedkeuren via Telegram.

De workflow stap voor stap

1. Microsoft Outlook Trigger
De workflow start automatisch wanneer er een nieuwe, ongelezen e-mail binnenkomt in een specifieke map in Outlook.
Node: Microsoft Outlook Trigger

2. Filtering op afzender
Via een If-node worden e-mails van ongewenste of interne afzenders (zoals nieuwsbrieven of [email protected]) eruit gefilterd. Alleen relevante e-mails gaan verder.
Node: If

3. Code Node: HTML naar tekst
De inhoud van de e-mail wordt geconverteerd van HTML naar platte tekst en ingekort tot maximaal 1000 tekens. Zo blijft de input voor de AI kort en duidelijk.
Node: Code

4. Set of Edit Fields
In deze stap worden gegevens zoals de afzender, het onderwerp en het ingekorte bericht samengevoegd tot één duidelijk tekstveld dat doorgestuurd wordt naar de AI.
Node: Edit Fields (manual)

5. AI Agent en koppelingen
De AI Agent maakt gebruik van GPT-4o-mini en is gekoppeld aan verschillende subworkflows en geheugenmodules:

• Order Data: opvragen van orderstatus

• Product informatie: ophalen van productspecificaties

• Case manager: verwerken van complexe of juridische vragen

• Simple Memory: bewaart context binnen het gesprek

• Outlook Memory: haalt eerdere e-mails uit dezelfde thread op

Nodes: AI Agent, OpenAI Chat Model, Order Data, Product informatie, Case manager, Simple Memory, Outlook Memory

6. Telegram goedkeuring
Het gegenereerde AI-antwoord wordt via Telegram verzonden naar een medewerker, die het bericht kan goedkeuren of afwijzen.
Nodes: Telegram, If

7. Microsoft Outlook antwoord
Na goedkeuring wordt het AI-antwoord automatisch verstuurd als reply naar de oorspronkelijke afzender via Outlook.
Node: Microsoft Outlook (reply: message)

Waarom deze aanpak werkt

• Bespaart tijd op standaardvragen zonder kwaliteit te verliezen

• Combineert AI met menselijke controle

• Integreert met je bestaande tools zoals Outlook en Telegram

• Maakt gebruik van context en geheugen voor betere antwoorden

• Volledig schaalbaar en aanpasbaar per organisatie

Deze workflow is ideaal voor bedrijven die hun klantenservice willen automatiseren, maar toch de controle willen behouden. Wil je zelf aan de slag met een soortgelijke oplossing, of heb je hulp nodig bij het opzetten van je eigen n8n-automatiseringen? Neem contact met ons op voor advies of implementatie op maat.